O que é gestão de inventário hoteleiro?
A gestão eficaz de inventário para hotéis envolve tanto a criação e gestão da procura, quanto a maximização dos retornos. O investimento que sustenta um hotel está vinculado aos seus quartos, e os retornos só podem ser obtidos através da venda ideal desses quartos. As principais considerações para a gestão de inventário hoteleiro incluem preços, distribuição e segmentação de mercado.
Em qualquer dia, você pode lidar com as últimas promoções e mensagens de marketing do seu hotel; a análise das suas estatísticas de vendas e taxas de ocupação; a gestão das expectativas dos hóspedes e avaliações online; a supervisão de obras de manutenção e renovações; e isso antes mesmo de mencionarmos a gestão eficaz do pessoal do seu hotel.
Tudo isso depende de como você está gerindo o seu inventário e, com o aumento da concorrência e transparência no cenário atual de reservas, o trabalho está se tornando de maior foco e dificuldade.
Índice
Inventário e distribuição no setor hoteleiro
A gestão de inventário é um conceito abrangente que envolve compreender, supervisionar e controlar o inventário de quartos do seu hotel.
Ao analisar seu inventário e tarifas regularmente, você pode fazer ajustes em antecipação aos picos e quedas na procura, permitindo escolher as reservas de maior valor durante os períodos de pico, bem como implementar descontos e outros incentivos ao cliente para aumentar a procura e a ocupação durante períodos mais tranquilos. Esta estratégia é conhecida como preços dinâmicos, e os benefícios incluem processos de receita simplificados, maior velocidade e agilidade nas respostas do hotel aos clientes, bem como maior integridade tarifária. A gestão de inventário também permite estabelecer preços relativos aos concorrentes, o que é essencial, dado que as OTAs estão nivelando o campo de atuação para os hoteleiros através do aumento da transparência de preços.
Os operadores de hotéis precisam criar uma estratégia de distribuição eficiente e eficaz para prosperar numa indústria global competitiva.
Como otimizar a estratégia de distribuição do seu hotel:
Recolha dados e utilize-os eficazmente
Independentemente da qualidade da sua estratégia de distribuição, é necessário reconhecer que há sempre espaço para melhorias. A melhor maneira de aprimorar e melhorar sua estratégia de distribuição é recolher dados e iniciar uma melhor compreensão dos seus hóspedes e parceiros de distribuição.
Através da recolha de dados, você poderá entender quais canais geram mais receita e quando. Certifique-se de executar relatórios regulares para que possa fazer ajustes frequentes com base nos dados mais relevantes, precisos e recentes disponíveis.
Considere seu segmento de mercado-alvo ao adicionar agentes à sua rede de distribuição
Certos agentes de distribuição atrairão mais diferentes segmentos de mercado, por isso é importante formar parcerias com os agentes certos para o seu estabelecimento. Por exemplo, se o seu hotel atrai viajantes internacionais da China que procuram experiências de luxo, você vai querer encontrar OTAs que atraiam esses indivíduos específicos.
Aumente as oportunidades para reservas diretas
Muitos viajantes usam grandes agentes de distribuição, como OTAs, como ponto de partida para pesquisas relacionadas a viagens. É provável que descubram seu hotel nas páginas de resultados de pesquisa de OTAs, mas também podem visitar seu website ou começar a seguir suas páginas sociais para saber mais sobre sua marca. Nestes momentos-chave, certifique-se de que seus potenciais hóspedes saibam que podem reservar diretamente com você.
Simplifique a reserva online em seu website e exiba o botão de reserva de forma proeminente. Inclua a capacidade de reserva nas suas páginas sociais, como Facebook ou Instagram.
Use estratégias de marketing de OTAs a seu favor
A realidade é que as OTAs têm mais dinheiro para gastar em marketing do que você. Use isso a seu favor e deixe que promovam seu estabelecimento para você. Aproveite seus gastos de marketing para aumentar as reservas na sua marca, sem aumentar seu próprio orçamento de marketing.
Otimizando o inventário de quartos
Eis por que seu hotel precisa de uma estratégia abrangente de inventário de quartos:
Permite melhorar sua estratégia de distribuição
Sua estratégia de inventário de quartos deve identificar os vários canais que precisam ser usados para maximizar as reservas durante um período específico de tempo, e também minimizar os custos associados à obtenção dessas reservas.
Por exemplo, sua estratégia de inventário de quartos deve identificar as melhores épocas do ano para empregar OTAs para vender um alto número de quartos. Embora essas reservas sejam mais caras que as reservas diretas, podem ser necessárias para reservar o maior número possível de quartos durante uma época específica do ano. Com uma estratégia eficaz de inventário de quartos, você poderá identificar melhor quais parceiros e canais de distribuição incluir na sua estratégia global de distribuição.
Permite prever com precisão
Uma estratégia abrangente de inventário de quartos permitirá prever quando seus quartos estarão em maior procura e determinar como as tarifas dos quartos devem flutuar durante esses períodos de pico.
Além de simplesmente prever quando a procura aumentará e diminuirá ao longo da temporada de viagens, as melhores estratégias de inventário hoteleiro também explicam o raciocínio por trás dessas tendências usando dados precisos e relevantes. Você deve priorizar os esforços de recolha de dados para criar uma estratégia refinada de inventário de quartos que preveja e projete futuras procuras com precisão.
Em última análise, a previsão tem um impacto direto na sua capacidade de equilibrar os níveis de inventário de quartos com seus níveis de receita, dando-lhes a oportunidade de ganhar o máximo de receita possível com cada reserva.
Permite segmentar seus mercados-alvo
Sabendo que nem todo quarto é adequado para todo viajante, é importante usar uma estratégia de inventário de quartos para desenvolver melhor as segmentações. Por exemplo, a suíte de luxo no nível mais alto do seu hotel não estará ao alcance de todos os segmentos de mercado para os quais você vende.
É fundamental que sua estratégia de inventário de quartos acomode os vários tipos de pessoas que reservam seu hotel, incluindo seus interesses, faixas etárias, demografias e níveis de orçamento, e os combine adequadamente com os quartos certos para atender às suas necessidades. Usando estratégias de segmentação, você poderá vender o máximo de quartos possível em todas as suas diferentes faixas de preço a qualquer momento.
Conselhos de inventário de quartos para hoteleiros
O inventário do seu hotel é seu maior ativo e representa uma parte importante do seu investimento.
Esse investimento está imobilizado até que os quartos sejam vendidos, tornando a gestão eficaz do inventário uma tarefa fundamental. Não mais apenas uma ideia, os hotéis que dominaram a arte da gestão de inventário estão vendo grandes benefícios para seus resultados. Estima-se que o Marriott Hotels aumentou sua receita anual em até 200 milhões de dólares quando introduziu pela primeira vez sua estratégia de gestão de inventário.
Criando uma estratégia equilibrada
Custa tempo e dinheiro armazenar, rastrear e promover inventário em vários canais de reserva. Como a má gestão do inventário pode causar problemas financeiros significativos, os hotéis devem ser vigilantes no rastreamento de seus dados e na implementação de descobertas regularmente, com o objetivo de controlar os custos associados ao inventário. A tecnologia ajudará você a aproveitar ao máximo seus dados e criar uma estratégia equilibrada de gestão de inventário, isso inclui:
Antecedência de Reservas
Para maximizar as vendas, você precisa entender quanto tempo leva para vender quartos de hotel através de cada um dos seus canais principais. Com os tempos de antecedência de reservas diminuindo, criando mais incerteza na previsão, os hotéis devem ter uma melhor compreensão de quais comportamentos e tendências dos consumidores estão impulsionando os tempos de antecedência desde a janela de pesquisa até a reserva.
Distribuição
Qual é o número mínimo de quartos que você tem que vender através de cada tipo de canal de reserva para manter níveis eficazes de venda? Ao entender o número mínimo de quartos a serem vendidos (ao longo do dia, semana e mês) e em canais específicos (diretos e indiretos), você pode realocar quaisquer cancelamentos e, mais importante, decidir como e onde utilizar quartos excedentes para ofertas promocionais e taxas ajustadas sazonalmente. Para máxima eficiência, sua estratégia de gestão de inventário precisa trabalhar de mãos dadas com sua estratégia de vendas e marketing.
Gestão da Procura
Monitorar a procura e as tendências de vendas através do seu gestor de canais ou sistema de relatórios interno permite uma gestão de inventário eficaz em tempo real, promoção e realocação de quartos para que você esteja ciente do seu inventário disponível a qualquer momento. Para este fim, a centralização de todos os recursos da equipe do hotel é essencial para que todos estejam a par do inventário atual do seu hotel, os preços que devem cotar e quaisquer descontos ou promoções que possam oferecer. Esta centralização é particularmente importante para hotéis que recebem grandes volumes de reservas por telefone e hóspedes sem marcação, ou têm centros de contacto ou sistemas centrais de reservas.
Uma abordagem holística
Você precisa pensar na gestão de inventário de forma holística: isso não acontece isoladamente das suas outras estratégias de gestão, vendas e marketing. Com a tecnologia certa para ajudá-lo a integrar as diferentes funções, você poderá não apenas coletar os dados certos e analisá-los de maneira significativa, mas também usá-los para impulsionar suas campanhas de marketing através de todos os seus diferentes canais de vendas e maximizar o retorno do seu inventário.
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Compreendendo o inventário de última hora
O inventário de última hora refere-se a quartos de hotel que não se espera que sejam vendidos pelo preço total. O inventário pode ficar de última hora por várias razões, mas a mais comum são os cancelamentos em proximidade com a data de chegada.
Para estes quartos, os hotéis frequentemente reduzem significativamente os preços para incentivar os consumidores a reservar de última hora e evitar que seus quartos permaneçam vazios. Afinal, qual é o valor de um quarto de hotel se estiver vazio?
Além disso, um hotel que está com capacidade total é bom para os negócios de outras maneiras. Transmite a impressão de que há sempre alta procura por quartos, melhorando a reputação de um hotel.
Adicionalmente, quando as pessoas ficam em um hotel, elas não pagam apenas pelo quarto. Outras receitas podem ser geradas com serviços de alimentação, atividades recreativas e outros serviços internos. Às vezes, o valor descontado em um quarto com preço reduzido pode ser compensado pelos gastos extras dos hóspedes de última hora.
Por que seu hotel precisa de inventário agrupado
Um modelo de inventário agrupado significa que você pode vender todos os seus quartos em todos os canais ao mesmo tempo, em oposição a dividir seu inventário e alocar um certo número de quartos para cada canal que você se conecta.
O inventário agrupado pode ser alcançado usando um gestor de canais e garantirá que seu hotel evite reservas duplicadas e overbooking.
Se um hotel não estiver usando um gestor de canais, então eles têm que fracionar seu inventário dividindo entre todos os canais de reserva online que estão usando. Como exemplo, se um hotel tem 100 quartos e está trabalhando com 10 Agências de Viagens Online (OTAs), esse hotel deve então dar 10 quartos para cada OTA. Isso é em teoria. O que realmente acontece, no entanto, é que o hotel fornecerá aos seus melhores fornecedores mais quartos, significando que os jogadores menores recebem muito menos do que a média de 10.
O hotel então tem que constantemente monitorar e reorganizar seu inventário, com o risco real de perder reservas, pois ficam sem inventário nas OTAs menores – mas ainda valiosas.
Ao dar a todas as OTAs todo o seu inventário de uma vez – que é o que o inventário agrupado suporta – a maioria das OTAs recompensará você com melhor visibilidade em seu algoritmo de classificação.
Ao usar inventário agrupado, não há barreira para o número de canais de reserva online com os quais você pode trabalhar; ao ampliar sua distribuição, você aumenta sua oportunidade e pode segmentar mercados e segmentos individuais. Isso aumentará suas reservas e, ao fornecer estratégias de fidelização e remarketing, os profissionais de marketing podem transformar esses clientes de reserva em clientes diretos.
Software de gestão de inventário hoteleiro
A tecnologia está mudando a forma como as pessoas planejam, reservam e desfrutam de viagens – e também pode ser usada para combater essas mudanças da perspectiva de um hotel. Assim como a tecnologia capacita viajantes e hóspedes a explorar suas opções online e reservar convenientemente o alojamento escolhido, a tecnologia intuitiva pode eliminar os processos manuais que dominam sua rotina diária em seu hotel.
Um ótimo exemplo de como você pode usar a tecnologia para impactar positivamente as operações do seu hotel são as reservas de última hora.
Sabemos que os dispositivos móveis estão mudando tudo. Mais da metade da população mundial agora tem um dispositivo móvel. Isso, por sua vez, significa que mais hóspedes estão reservando seu hotel em smartphones e tablets e, crucialmente, estão fazendo isso cada vez mais no último minuto.
Esta tendência representa uma enorme oportunidade para os hotéis venderem seus últimos quartos, até o último minuto. Mas apenas hotéis com a tecnologia de gestão de canais certa implementada poderão aproveitar.
Em última análise, seu hotel precisa de uma única conexão que possa protegê-lo da loucura; uma conexão bidirecional perfeita com os vários sites de reserva do seu hotel é fundamental para garantir que o fluxo constante de informações seja confiável.
Isso permite aumentar sua receita e reduzir o desperdício, garantindo que todo o seu inventário esteja disponível em todos os canais – e você pode manter todos os quartos disponíveis listados até o último minuto. Quando um quarto é reservado, um gestor de canais o atualiza automaticamente em todos os canais. Você pode alterar as tarifas dos quartos em todos os canais sem fazer login em vários sites para fazer atualizações, e manter ou aumentar suas tarifas.
Existem muitos sistemas que ajudam a suportar a gestão de inventário:
- Sistema de Gestão Hoteleira (PMS)
- Sistema de Ponto de Venda (POS)
- Sistema de Gestão de Receitas (RMS)
- Sistema de Gestão de Canais (CMS)
- Sistema Central de Reservas (CRS) e Sistema de Reservas de Hotel (HRS)
- Sistema Global de Distribuição (GDS)
- Motor de Reservas na Internet (IBE)
Escolhendo o software de inventário hoteleiro certo
Dado que um gestor de canais é o ativo mais poderoso, é importante fazer a escolha certa, já que nem todos incluem os mesmos recursos.
Escolher o gestor de canais certo também permitirá que você:
- Tenha seu hotel reservado mais rapidamente
- Remova a entrada manual com automação completa em tempo real
- Tenha todos os seus quartos online de uma vez para aumentar a receita
- Compreenda relatórios detalhados para ajudar a analisar tendências, como reservas de última hora
Aqui estão algumas perguntas para fazer aos potenciais fornecedores de gestores de canais, independentemente do tamanho do seu estabelecimento:
- Eles oferecem integração completa com seu sistema de gestão hoteleira?
- Eles suportam conexões de canais globais, integradas com conexão XML confiável?
- A interface do usuário é amigável?
- É oferecido suporte e treinamento adequados, especialmente no seu idioma nativo?
- Eles usam um modelo de inventário agrupado?
- Relatórios abrangentes fazem parte do sistema?
- Eles se integrarão com seu motor de reservas online?
- Eles automatizam e atualizam em tempo real?
- Quanto tempo leva para implementar a tecnologia?
- O software está em conformidade com o PCI DSS?
- Existem canais de feedback de produtos?
- O produto pode suportar múltiplos usuários?
- Existe um período de teste gratuito?
- O modelo de preços é por canal, por reserva ou taxa fixa?
Sistema de gestão de inventário hoteleiro
Um sistema de gestão de receitas é outra peça vital de tecnologia que pode ajudar significativamente sua estratégia de gestão de inventário.
O que um RMS pode fazer
Vivemos em uma era de big data. Para criar previsões de procura precisas e atualizar os preços dos quartos em tempo real, você vai depender de soluções tecnológicas. No nível mais básico, um RMS pode minerar sua reserva, reserva e dados, produzindo previsões de geração de procura para cada tipo de quarto para cada dia do ano. Você poderá ver canais de reserva históricos, durações de estadias, preços pagos e o rendimento gerado em cada quarto, bem como quaisquer padrões em cancelamentos.
Essas previsões trabalham junto com programas de otimização para definir controles de inventário, permitindo que você defina automaticamente diferentes taxas para tipos de quarto e durações de estadia até níveis especificados de overbooking. Esta abordagem permite escolher as reservas de maior valor (que, dadas as diferenças nos custos subjacentes, não são necessariamente aquelas com a maior tarifa de quarto), otimizando assim o rendimento do seu inventário.
A precisão de preços e a otimização de preços são as duas partes mais importantes da sua estratégia de gestão de inventário e são os principais impulsionadores da sua receita por quarto disponível e lucratividade. Mesmo uma redução de 1€ na ADR (tarifa média diária) para um hotel de 500 quartos com 70% de ocupação custaria a esse hotel mais de 100.000€ em receita perdida por ano.
Para aproveitar os preços dinâmicos, você precisa de um sistema que possa responder a informações em tempo real, permitindo que você fique por dentro de quaisquer tendências emergentes ou mudanças no comportamento do cliente.
Integrando seu RMS com seu gestor de canais
Ao integrar seu Sistema de Gestão de Receitas com seu gestor de canais, você pode distribuir rapidamente recomendações de taxa em tempo real do seu RMS, garantindo que seus quartos estejam sendo vendidos pelo preço certo. Uma peça importante do quebra-cabeça da gestão de inventário, seu gestor de canais garante que as taxas e disponibilidade sejam ajustadas automaticamente em tempo real em todos os canais de reserva para reduzir o tempo necessário para atualizar os preços dos quartos e aumentar a receita. Ao monitorar a procura e as tendências de vendas através do seu RMS, gestor de canais e relatórios internos, você pode gerenciar, promover e realocar seus quartos de forma eficaz.
Aproveite a tecnologia para uma gestão de inventário mais poderosa
A tecnologia não só pode ajudar a informar a tomada de decisões humanas, mas também mostrar o impacto dessas decisões em tempo real, permitindo que você simplifique suas estratégias de marketing e capitalize as tendências emergentes. E ao reunir seus recursos tecnológicos e humanos, você pode ajudar a maximizar o rendimento do seu inventário através de oportunidades de marketing mais direcionadas.
A teoria por trás de um bom sistema de inventário hoteleiro
Cada princípio e estratégia tem melhores práticas, o que permite alcançar os melhores resultados possíveis. A gestão de inventário não é exceção.
Aqui estão quatro maneiras de simplificar a gestão de inventário para maximizar as oportunidades de receita:
1. Integre seu gestor de canais
Sistemas integrados são agora necessários para melhorar o desempenho geral do seu estabelecimento. Uma solução de gestor de canais deve fazer interface, conectar perfeitamente e compartilhar dados, de maneira em tempo real, tanto com o PMS quanto com os sistemas de gestão de receitas. Com um sistema integrado vem a gestão de inventário em tempo real, facilitando para os hotéis gerenciar reservas de quartos, tarifas e distribuição de inventário em vários canais e propriedades com um único clique. Canais que não são atualizados adequadamente encontram erros de reserva, overbooking e oportunidades de reserva perdidas. A integração garante que as tarifas dos quartos e a disponibilidade de inventário sejam atualizadas simultaneamente e com precisão em todos os canais de reserva e fornece aos operadores a flexibilidade necessária para otimizar o inventário para máxima ocupação e receita.
2. Tome decisões baseadas em dados
Quando se trata de decisões de definição de tarifas e alocação de inventário, dados, não instinto, devem impulsionar movimentos de marketing. Com integração perfeita, os hoteleiros podem monitorar métricas de desempenho como RevPAR, ADR, ocupação, fonte de reserva etc. e não apenas determinar seus canais de melhor desempenho e pontos de preço que melhor se adequam ao seu mercado-alvo, mas também avaliar o impacto de suas decisões. Da mesma forma, os hoteleiros podem combinar e analisar vários conjuntos de dados simultaneamente, como segmentação de clientes, sazonalidade, eventos especiais, tendências de reserva, definição de tarifas da concorrência etc., permitindo aos hoteleiros prever a procura e criar estratégias de preços e promoções apropriadas direcionadas a diferentes segmentos de clientes. Armados com os dados relevantes e utilizados eficazmente, proprietários e gestores podem então tomar decisões mais oportunas, informadas e sofisticadas sobre tarifas e distribuição, maximizando oportunidades de receita e desempenho do hotel.
3. Aproveitando a tecnologia móvel
A visibilidade em tempo real é importante para tomar decisões informadas oportunas. Com um PMS móvel baseado em nuvem, os gestores podem visualizar o desempenho ao vivo, monitorar operações, acessar relatórios-chave etc. remotamente, em movimento, a qualquer hora, em qualquer lugar, mesmo que não estejam fisicamente no local. Da mesma forma, os gestores de receitas podem acessar o PMS e tomar decisões estratégicas sobre tarifas e inventário e podem reagir às condições do hotel e do mercado em tempo real e fazer ajustes de inventário. Informações que podem ser acessadas instantaneamente de quase qualquer lugar ajudam a simplificar ainda mais a gestão de inventário; os funcionários são melhor informados, podem tomar decisões mais precisas e rápidas, entregar o inventário certo para as pessoas certas no momento certo, maximizando oportunidades de receita.
4. Impulsione seus canais de reserva direta
Todos sabemos que é muito mais barato incentivar uma visita repetida do que encontrar um novo cliente. E embora isso seja bom, já que nos tornamos atados aos nossos dispositivos digitais nos últimos anos, nossos hábitos de reserva migraram para o online e, como resultado, a luta pelas reservas online entre hoteleiros e terceiros cresceu. A questão também é agravada por vários fatores, como os contratos inabaláveis que existem entre as OTAs e os hoteleiros, a comissão paga pelos hoteleiros – em qualquer lugar de 15-25% da receita de topo em comissões (doloroso!), a forte presença online que as OTAs têm (apoiada por orçamentos de marketing incríveis) junto com a crença dos consumidores, e foram treinados a acreditar, que os melhores preços podem ser encontrados em sites de terceiros.
Com a tecnologia certa implementada, maximizar o retorno do seu inventário e aumentar a receita do hotel é muito mais alcançável.
