Was ist ein Night Auditor im Hotel?
Die Aufgaben eines Night Auditors im Hotel umfassen zwei Hauptbereiche: die Leitung der Rezeption als Ansprechpartner des Hotels in der Nachtschicht, und der Geschäftsabschluss der Buchhaltung für den Tag, inklusive Erstellung von Berichten, sodass Teammitglieder die am Morgen anfangen, erfolgreich vorbereitet sind.
Gäste, die nach etwa 23 Uhr ein Hotel betreten, werden wahrscheinlich von einem Mitarbeiter begrüßt, den man als „Rezeptionisten“ oder “Nachtportier” bezeichnen würde, wenn man nicht weiß, dass es sich tatsächlich um den Night Auditor des Hotels handelt. Sobald die Uhr Mitternacht schlägt und die Telefone hoffentlich aufgehört haben zu klingeln, nutzt ein Night Auditor diese „ruhige Zeit“, um wichtige tägliche Aufgaben zu erledigen. Diese konzentrieren sich auf mehrere Geschäftsbereiche, darunter Finanzen und Betrieb.
Klingt einfach? Stellen Sie sich vor Sie machen den Tagesabschluss für den Tag, der um Mitternacht endete, und dann kommt um 1 Uhr morgens noch ein Späteinchecker herein. Der Night Auditor des Hotels ist dafür verantwortlich, den Check-In vorzunehmen und sicherzustellen, dass der Aufenthalt für die richtige Nacht erfasst wird, die um Mitternacht endete.
In diesem Beitrag beantworten wir die Frage „Was genau macht ein Hotel-Night Auditor?“, bevor wir uns mit dessen Aufgaben und Merkmalen eines guten Night Auditors für Ihr Hotel befassen – und wie man diese findet.
Inhaltsverzeichnis
Stellenbeschreibung: Was macht ein Night Auditor?
Ein Hotel Night Auditor kann dieselben Aufgaben ausführen wie das Personal an der Rezeption, vom Ein- und Auschecken bis hin zur Bearbeitung von Gästeanfragen und der Befolgung von Notfallprotokollen. Tatsächlich wird in vielen kleineren Hotels, in denen ein Hotel Night Auditor nachts das einzige anwesende Mitglied des Personals ist, erwartet, dass diese Aufgaben mit mehr Autorität ausgeführt werden als von Mitarbeitern, die tagsüber im Einsatz sind und ein Team zur Unterstützung haben. Aber das ist nicht alles. Ein wichtiger Teil der Rolle wird dann ausgeführt, wenn gerade Gäste keine Aufmerksamkeit verlangen.
Neben den Aufgaben im Umgang mit den Gästen ist ein Night Auditor für tägliche (oder eigentlich nächtliche) notwendige Prozesse verantwortlich, die für den Geschäftsbetrieb unerlässlich sind. Das Ergebnis: abgeschlossene Zahlungen, eine vollständige Tagesbilanz, überprüfte Gästerechnungen und Night Audit Berichte, einschließlich Betriebsstatistiken, damit das Management am nächsten Tag beginnen kann.
In der Regel beschreibt die Stellenbeschreibung eines Night Auditors in einem Hotel die Eigenschaften eines starken Front Desk Mitarbeiters, der in der Lage ist, strenge Prozesse selbständig zu befolgen und über die Fähigkeit verfügt, Unstimmigkeiten zu erkennen.
Die Ziele des Night-Audit-Prozesses sind die genaue Abwicklung und Erfassung von Transaktionen sowie die Organisation und Meldung finanzieller und betrieblicher Informationen.
Die Aufgaben eines Night Auditors in einem Hotel
Je nachdem, welche Systeme ein Hotel verwendet, kann die Abwicklung einer Night-Audit heutzutage in unterschiedlichem Maße automatisiert sein. Ein häufig gefürchteter Aspekt dieser wichtigen Verantwortung war früher der hohe manuelle Arbeitsaufwand, der für jede Aufgabe erforderlich war. Glücklicherweise hat sich die Branche weiterentwickelt und sich neue Technologien zunutze gemacht.
Die wichtigsten Schritte im Nachtprüfungsprozess gewährleisten, dass:
- Offene Posten auf Gästekonten verbucht sind.
- Es keine Unstimmigkeiten zwischen den Systemen gibt, einschließlich Zimmerstatus, Preisen und Nichterscheinen.
- Alle Abteilungskonten und Bilanzinformationen abgeglichen sind, sodass der Tag als abgeschlossen bezeichnet werden kann.
- Bilanz- und Betriebsberichte oder die sogenannten Night-Audit-Berichte erstellt und abgegeben worden sind.
- Alle nicht automatisierten Aufgaben oder manuellen Absicherungen durchgeführt wurden.
Die meisten modernen Property Management Systeme führen zumindest einige dieser Aufgaben automatisch oder auf Anweisung aus, was die Effizienz eines Night Auditors erhöht und wertvolle Zeit spart.
Arbeitsstunden des Hotel Night Auditors
Ein Night Auditor arbeitet normalerweise in einer Standardschicht von 8 Stunden, obwohl dies je nach den spezifischen Anforderungen und Richtlinien des Hotels variieren kann. Die Arbeitszeiten erstrecken sich normalerweise von 23:00 bis 7:00 Uhr und decken die ruhigste Zeit im Hotel ab, zu der gleichzeitig das Haus auf den Betrieb des folgenden Tages vorbereitet wird.
Während dieser Zeit wird ein Night Auditor die Konten des Tages abgleichen, verspätete Gäste einchecken und sich um eventuell auftretende Probleme kümmern. Die Nachtschicht kann Herausforderungen mit sich bringen, z. B. alleine zu arbeiten oder unerwartete Situationen zu bewältigen, aber es ist eine wichtige Rolle, die die Kontinuität des Hotelbetriebs gewährleistet.
Gehalt eines Hotel Night Auditors
Sie fragen sich vielleicht: Wie viel verdient ein Night Auditor in einem Hotel? In den Vereinigten Staaten kann ein Night Auditor in einem Hotel im Durchschnitt zwischen 27.500 und 33.000 US-Dollar pro Jahr verdienen, obwohl auch die Erfahrung und Qualifikation den Verdienst erheblich beeinflussen können.
Einige Hotels bieten möglicherweise zusätzliche Anreize wie:
- Leistungen zur Gesundheitsvorsorge,
- Bezahlten Urlaub,
- Rabatte auf Hoteldienstleistungen.
Die Durchschnittsgehälter im Bereich Night Audit in anderen Ländern sind:
- Vereinigtes Königreich: 21.750 £ pro Jahr
- Australien: 52.500 $ pro Jahr
- Neuseeland: 42.250 $
- Kanada: 45.000 $ pro Jahr
Worauf Sie bei einem Vorstellungsgespräch für die Rolle eines Hotel Night Auditors achten sollten
Die Aufgabe, ein Vorstellungsgespräch für einen Hotel Night Auditor zu führen, ist fast so vielfältig wie die Rolle selbst: Die Kunst besteht darin, jemandem die Möglichkeit zu geben, in beiden Aspekten der Rolle zu glänzen. Zur Erreichung dieses Ziels müssen die Fragen sowohl Erfahrung mit allgemeinen Aufgaben an der Rezeption als auch finanziellen Scharfsinn abdecken.
Wichtige Bereiche, die in einem Vorstellungsgespräch abgedeckt werden sollten, sind:
- Selbstständiges Arbeiten (oder als Teil eines Nachtteams von x Personen, wobei die Umstände und Erwartungen eines Hotels klar definiert werden müssen)
- Kommunikation mit Teammitgliedern außerhalb der Nachtschicht
- Befolgen von Notfallverfahren
- Verantwortungsbereiche als Dienstleiter (falls zutreffend)
- Ungewöhnliche Szenarien und Anfragen von Gästen
- Beispiele von Night Audits, die ein Kandidat als Standard oder als anspruchsvoller betrachtet
- Kenntnisstand der derzeit vom Hotel verwendeten Systeme
- Fähigkeit, Aufgaben manuell auszuführen, falls die Technologie ausfällt
- Fähigkeit, Unstimmigkeiten oder potenzielle Fehler zu erkennen, falls ein System oder Prozess ausfällt
Eine nützliche Struktur für jedes Vorstellungsgespräch besteht aus drei Abschnitten.
- Der erste ist die Eröffnung des Gesprächs: die Person, die das Vorstellungsgespräch führt, „macht den Anfang“, indem sie über das Hotel, die Werte, die Geschichte und gegebenenfalls ihre eigene Geschichte mit dem Haus spricht, bevor sie Kandidaten nach deren Geschichte oder Leben außerhalb der Arbeit fragt.
- Im zweiten Schritt spricht man über die aktuelle (oder vorherige) Position, was bereits Einblicke in die Erfahrung in einer ähnlichen Position ermöglicht. Dies sollte auch als Gelegenheit genutzt werden, um herauszufinden, was Kandidaten an ihrer aktuellen oder vorherigen Rolle gefallen hat oder nicht. Das vereinfacht die Führung und das Zufriedenstellen der richtigen Person, nach Einstellung.
- Der dritte Schritt besteht darin, nach bestimmten Erfahrungen zu fragen, häufig mithilfe von Szenariofragen, bei denen Kandidaten aufgefordert werden, „von einer Zeit zu erzählen, als“. Dies erleichtert es, Unterschiede zwischen Kandidaten in Bezug auf beispielsweise bestimmte Systemerfahrungen zu erkennen.
Schulung zum Night Auditor in Hotels
Die Schulung zum Night Auditor in Hotels dient nicht nur dazu, sie mit den notwendigen Fähigkeiten auszustatten, sondern auch dazu, sie an die einzigartigen Herausforderungen der Nachtschicht heranzuführen.
Die Schulung sollte eine Mischung aus folgenden Elementen umfassen:
- Buchhaltungskenntnisse,
- Rezeption,
- Gästebetreuung und
- ein gründliches Verständnis der Verwaltungssoftware des Hotels.
Auch Notfallprotokolle und Entscheidungskompetenzen für unvorhergesehene Umstände, die während der ruhigeren, weiter nicht betreuten Nachtstunden auftreten können, müssen abgedeckt werden. Es ist wichtig, die Kandidaten mit dem nächtlichen Rhythmus des Hotels vertraut zu machen und sie im Umgang mit der Alleinständigkeit und den besonderen Aufgaben der Nachtschicht zu schulen.
Soft Skills-Trainings wie zwischenmenschliche Kommunikation und Problemlösung sind ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass ein Night Auditor effektiv mit Gästen interagieren und sich mit deren Anliegen kompetent befassen kann. Angesichts der einsamen Natur der Nachtschicht ist die Förderung eines Gefühls von Autonomie und Selbstvertrauen durch umfassende Schulungen von größter Bedeutung. Dies stellt sicher, dass ein Night Auditor gut darauf vorbereitet ist, den Hotelbetrieb effizient zu leiten und die Zufriedenheit der Gäste sicherzustellen, auch wenn kein weiteres Hilfspersonal vor Ort ist.
Vergessen Sie nicht, dass die Stelle als Night Auditor einen großen Unterschied zu anderen Rollen aufweist, für die Sie Personal einstellen: es wird nachts gearbeitet. Kandidaten haben normalerweise Erfahrung mit der Arbeit in diesen Stunden oder haben einen klaren Grund, warum sie zur Nachtarbeit wechseln möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Beweggründe des Mitarbeiters verstehen sowie relevante Erfahrungen in der Vergangenheit, insbesondere im Hinblick auf mögliche Herausforderungen, und wie diese bewältigt wurden.
Welche Technologie unterstützt die Funktion des Night Auditors in Hotels?
Jede Technologie, die in einem Hotel eingesetzt wird und den Betrieb unabhängig von manuellen Einträgen von Namen auf Papier macht, erleichtert einem Hotel Night Auditor die Erfüllung von Verpflichtungen, da sie das manuelle Kopieren und Abgleichen von Informationen überflüssig macht.
Eine Schlüsseltechnologie zur Erleichterung der Rolle des Night Auditors ist daher ein Property Management System. Und obwohl heutzutage nur sehr wenige Beherbergungsbetriebe ohne jegliche Form von Technologie an der Rezeption auskommen, ist es auch offensichtlich, dass es umso weniger Unstimmigkeiten zwischen den Systemen geben kann, je weniger Programme im Einsatz sind.
Heutzutage steht Hoteliers eine riesige Menge an Technologie zur Verfügung. Viele dieser Technologien sind Cloud-basiert und lassen sich leicht miteinander integrieren: Das heißt, sie speichern Daten ohne lokale Festplatten und Backups und kommunizieren miteinander basierend auf Regeln, die so eingerichtet wurden, dass es immer eine klare Quelle der Wahrheit gibt. Dies eliminiert beispielsweise zwei potenziell lästige Aufgaben des Night Auditors: das manuelle Sichern von Festplatten und das Vergleichen, ob die Informationen auf mehreren Systemen am Ende des Tages gleich sind.
Abgesehen davon, dass die nächtliche Audit erleichtert wird, sollte jede in Ihrem Hotel verwendete Technologie, im Idealfall Benutzerfreundlichkeit und ein 24/7-Supportteam bieten, falls Hilfe benötigt wird. Ein gut vorbereiteter Hotel Night Auditor weiß stets, wo wichtige Details nachgeschlagen oder wen man kontaktieren muss, falls das Unvorhersehbare eintreten sollte.
